En vertu d'une tolérance administrative, l'employeur ou le CSE a la possibilité d'offrir des bons d'achat ou chèques cadeaux aux salariés.
Attention : il s'agit d'une tolérance administrative et les conditions à respecter sont strictes.
5 erreurs à éviter
1. Les cadeaux / bons d'achat sont gérés directement par l'Employeur s'immisçant ainsi dans les attributions du CSE : [Ingérence de l'Employeur dans l'attribution des bons d'achat- Entreprise > 50 salariés] ;
2.Les cadeaux / bons d'achat constituent la contrepartie d'un travail effectif et sont utilisés pour récompenser soit l'atteinte d'un résultat fixé, soit l'assiduité des salariés à leur poste de travail ;
3. Le montant des cadeaux / bons d'achat excède le plafond de 5% du PMSS par évènement, soit la somme de 193,20 €
4. La Société n'est pas en mesure de rapporter la preuve que les cadeaux / bons d'achat ont été attribués par le CSE pour l'un des évènements prévus par les lettres circulaires ACOSS : Mariage, Naissance, Retraite, Fêtes des mères ou des pères, Sainte-Catherine, Saint-Nicolas, Noël des enfants (jusqu'à 16 ans révolus dans l'année civile), Noël des salariés, Rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants (âgés de moins de 26 ans dans l'année civile d'attribution sous réserve de la justification du suivi de scolarité). [Absence de justificatifs de la distribution et d 'émargement des bons d'achat]
5.La Société n'est pas en mesure de démontrer que l'utilisation du bon d'achat / cadeau est en relation avec l'évènement pour lequel il est attribué. Par exemple, à l'occasion de Noël, le chèque-cadeau doit permettre l'accès à des biens en rapport avec l'évènement (jouets, livres, vêtements).Le chèque cadeau ne peut pas servir pour l'achat de produits alimentaires ou de carburant.
Risques encourus
Dans l'une ou l'autre des cinq hypothèses susvisées, le montant des bons d'achat / cadeaux est réintégré en totalité (Soit dès le 1er euro) dans l'assiette de cotisations et de contributions de sécurité sociale. Contrairement à une croyance erronée et répandue, le redressement ne se limite donc pas au différentiel entre la valeur réelle du bon attribué et le plafond de tolérance (5% du PMSS).
Les Urssaf sont d'ailleurs très attentives aux pratiques des Employeurs, en matière de bons d'achat / cadeaux, avec à la clef des redressement importants portant sur les trois exercices précédents, conformément au principe de prescription triennale.
Bonnes pratiques à adopter
- Ne pas utiliser les bons d'achat / cadeaux pour rémunérer un travail effectif, ou récompenser l'atteinte de résultats ;
- Observer les trois règles fondamentales suivantes :
1. La distribution doit intervenir à l'occasion d'un des événements particuliers tels que listés par les circulaires ACOSS ;
2. L'utilisation du bon d'achat / cadeau doit être en lien avec cet évènement.
3. La valeur du bon d'achat / cadeau doit être conforme aux usages (5% PMSS par évènement)
- Prévoir une liste d'émargement datée et contresignée par chaque salarié comportant les informations suivantes : [Nom Prénom et n° de sécurité sociale du salarié ; Nature du bon d'achat / cadeau ; Date de la remise en mains propres contre décharge ; Nom et prénom des enfants ; Date de naissance des enfants]
-Conditionner (dans le respect du RGPD - droit d'accès, de rectification et de suppression) la remise des bons d'achat / cadeaux à la fourniture de justificatifs par chaque salarié concernant sa situation familiale et personnelle [Noël des enfants ; Fêtes des Pères ou des Mères ; Rentrée scolaire].
Maître Hadrien PORTIER est à votre entière disposition pour vous accompagner et vous sécuriser sur cette problématique.